Tipos De Compras Ordenes Abiertas Y Cerradas
En el mundo de las compras y la gestión de la cadena de suministro, es crucial entender las diferentes maneras de realizar pedidos. Dos tipos comunes son las órdenes de compra abiertas y las órdenes de compra cerradas. Ambas tienen propósitos distintos y se utilizan en diferentes situaciones.
¿Qué es una Orden de Compra (OC)?
Antes de hablar de los tipos, definamos qué es una orden de compra. Una orden de compra es un documento oficial que un comprador envía a un proveedor. Este documento autoriza al proveedor a entregar bienes o servicios. Es un acuerdo legal que especifica la cantidad, precio, y condiciones de entrega.
Órdenes de Compra Abiertas
Una orden de compra abierta, también conocida como orden de compra marco o orden de compra blanket, es un acuerdo entre un comprador y un proveedor. Este acuerdo establece los términos generales para futuras compras. No especifica cantidades exactas ni fechas de entrega concretas. Se usa para comprar repetidamente los mismos bienes o servicios durante un periodo de tiempo específico.
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Ejemplo: Imagina una empresa que compra regularmente papel de oficina al mismo proveedor. En lugar de crear una orden de compra cada vez que necesita papel, la empresa puede establecer una orden de compra abierta. La orden establece el precio por resma de papel y el periodo de validez del acuerdo (por ejemplo, un año). Luego, cuando la empresa necesite papel, simplemente "libera" una parte de la orden abierta, indicando la cantidad necesaria para ese momento. El proveedor sabe que debe suministrar papel a ese precio durante ese año.
Las órdenes de compra abiertas ofrecen varias ventajas. Reducen el trabajo administrativo. Agilizan el proceso de compra para artículos recurrentes. Permiten negociar mejores precios gracias al volumen de compra previsto.
Órdenes de Compra Cerradas
Una orden de compra cerrada, también llamada orden de compra estándar, es un acuerdo para una compra específica. Esta orden detalla la cantidad exacta de bienes o servicios que se van a comprar. También incluye el precio unitario, la fecha de entrega requerida y cualquier otra condición relevante. Una vez que la compra se ha completado y se ha recibido el pago, la orden de compra se considera cerrada.
Ejemplo: Una empresa necesita comprar una nueva impresora. Emitirá una orden de compra cerrada. Esta orden especificará la marca y modelo de la impresora, la cantidad (una), el precio acordado, y la fecha en la que la empresa espera recibir la impresora. Una vez que la impresora es entregada y pagada, la orden de compra se cierra.
Las órdenes de compra cerradas son ideales para compras únicas o poco frecuentes. Aseguran que se obtengan los bienes o servicios exactos que se necesitan. Proporcionan un control preciso sobre el gasto.
Tabla Comparativa
Para resumir, veamos una tabla comparativa:
| Característica | Orden de Compra Abierta | Orden de Compra Cerrada | |---|---|---| | Cantidad | No especificada, rangos | Cantidad exacta | | Fecha de Entrega | Flexible | Específica | | Uso | Compras recurrentes | Compras únicas | | Proceso | Simplificado para liberaciones | Requiere una orden por cada compra | | Ventajas | Menos papeleo, mejores precios potenciales | Control preciso, especificaciones exactas |
Aplicaciones Prácticas
Las órdenes abiertas son útiles para: Suministros de oficina, mantenimiento y reparaciones, servicios de consultoría recurrentes. Las órdenes cerradas son útiles para: Equipamiento especializado, proyectos específicos, compras únicas de gran valor.
Elegir entre una orden de compra abierta y una cerrada depende de la naturaleza de la compra. Considerar la frecuencia, la previsibilidad de las necesidades y la relación con el proveedor. Una buena gestión de las órdenes de compra es fundamental para controlar los costes y optimizar la cadena de suministro.
